10 CONSEJOS PARA CONTRATAR EL MEJOR ADMINISTRADOR DE FINCAS

 

10 consejos para contratar el mejor administrador de fincas

¿Tienes la sensación de que la gestión de tu comunidad puede mejorar?

¿Necesitas hablar con tu administrador y nunca esta disponible?

¿Piensas que podrías pagar menos por la cuota de tu comunidad?

¿Alguna vez has comunicado una incidencia y no te han prestado la atención necesaria?

¿Solicitas información de tu comunidad y no la tienes accesible?

¿En los últimos meses han subido las cuotas impagadas en tu comunidad y no se reclaman?

¿Sabes si los proveedores que trabajan en tu Comunidad ofrecen los mejores servicios al mejor precio?

 

Si has respondido que SI a alguna de las preguntas es porque tu Administrador no es de Marcal.

A continuación te mostramos 10 claves para contratar un buen Administrador de Fincas.

 

 

1. PROFESIONALIDAD

Aunque pueda parecer un tópico es absolutamente necesario contratar a un Administrador de Fincas que sea PROFESIONAL. Un Administrador cualificado se ocupa de resolver los problemas que puedan surgir y también de supervisar los servicios que presten otros profesionales. En definitiva un administrador PROFESIONAL debe garantizar el perfecto funcionamiento de tu Comunidad. La profesionalidad del Administrador no solo tiene que verse reflejada en las gestión diaria, también se necesita una gestión contable y fiscal impecable. Hay que conseguir una correcta distribución y previsión de los gastos que tengan lugar en tu Comunidad. Además un Administrador de Fincas PROFESIONAL debe controlar “al dedillo” la normativa legal que debe aplicarse a las Comunidades. De esta manera las decisiones que se tomen estarán respaldadas por la garantía de un Administrador formado en el actual marco legal que regula la gestión de las comunidades de Propietarios.

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2. CERCANÍA

Un buen Administrador de Fincas debe ser cercano con los vecinos de su comunidades administradas. Es vital que cuando trasladas tus necesidades, entiendan la situación y se pongan en tu lugar, es decir es necesario que tu administrador muestre empatía. En ocasiones tenemos la necesidad de hablar con nuestro administrador, realmente es el administrador es el que acude a las juntas de vecinos y a quien conocemos, por eso es normal que queramos para explicarle por ejemplo que la humedad del salón viene provocado por el forjado del tejado. Un buen Administrador debe mostrarse cercano y escuchar atentamente a sus administrados. Solo de esta manera podrá encontrar la mejor solución en cada momento.

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3. TRANSPARENCIA

Desde Marcal vemos la transparencia como dos caras de una misma moneda. Por un lado los vecinos necesitan que su Administrador sea honesto y les muestre toda la información de su comunidad. Es habitual que un vecino quiera conocer los presupuestos que se manejan, pero la mayoría de administradores solo entregan esta información a la Junta de Gobierno. Cuando se gestiona una comunidad se maneja el dinero de las personas que la componen y esto es un tema muy delicado, por lo que resulta absolutamente imprescindible que la transparencia en la gestión sea uno de los pilares fundamentales de un buen Administrador. Por el otro lado, entendemos que No todo es PERFECTO y aunque tu administrador trabaje correctamente, existen situaciones en las cuales los problemas requieren soluciones que no son posibles de obtener de manera inmediata. Es aquí cuando tu administrador debe ser transparente y explicar la realidad de cada situación. Cuando se hacen las cosas bien hay que levantar la cabeza bien alto y gritarlo tan fuerte como puedas, pero cuando se comete un fallo es tiempo de pedir disculpas y solucionarlo a la mayor brevedad. Somos humanos y todos podemos fallar, pero un buen administrador siempre estará dispuesto a realizar su trabajo con buena actitud y empeño en hacer las cosas bien.

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4. MEDIOS TECNOLÓGICOS

En este momento todas las empresas corren hacia la digitalización y los administradores de fincas tampoco pueden quedarse atrás. Los medios tecnológicos facilitan la labor del administrador y ayudan a realizar una gestión eficiente y eficaz. Cada vez son más las aplicaciones para teléfonos móviles que surgen en el mundo de la Administración de Fincas. Por ejemplo en Marcal hemos desarrollado una novedosa aplicación que utiliza Códigos QR para la tramitación y resolución de incidencias y una plataforma virtual con toda la documentación de la finca al alcance de todos los vecinos.

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5. COMUNICACIÓN

Resulta imprescindible que la comunicación con tu administrador sea fluida, no hay que esperar a una junta para saber lo que está pasando en tu comunidad. Es recomendable que la comunicación se realice por los medios que aporten mayor fluidez como por ejemplo WhatsApp. En muchas comunidades las juntas se hacen eternas y es porque no hay una buena comunicación entre el administrador y los vecinos. Si la comunicación es buena cuando llegas a la junta va todo fluido. La comunicación se traduce en que el vecino tenga toda la INFORMACIÓN DISPONIBLE en el momento que la necesite.

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6. RAPIDEZ EN LAS GESTIONES

Satisfacción del Cliente = Rapidez en Gestionar. Agilidad en todo tipo de gestiones. Los siguientes ejemplos no pueden ocurrir:

  • No puede suceder que llames porque la Antena T.V. No funciona y estar sin tele una semana.
  • No puede ser que se inicie un procedimiento de reclamación de deuda y se dilate meses y meses.
  • No puede acordarse un acuerdo válido en junta y que tarde semanas en ejecutarse.

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7. GARANTÍAS

Es complicado garantizar cualquier cosa que no dependa directamente de la persona que lo garantiza, por esto no puedes exigir a un administrador ciertas cosas. Lo que tu Administrador si puede ofrecer son garantías que apliquen a su trabajo directo. No obstante si tu administrador quiere ofrecer garantías puede ofrecer muchas como por ejemplo:

  • Garantizar que en tu comunidad se va realizar un cierre contable todos los meses.
  • Garantizar que se revisaran todas las incidencias semanalmente y hacer un informe.
  • Garantizar reuniones periódicas.
  • Garantizar la reclamación de impagados cada 10 días.

 

8. CONTROL DE PROVEEDORES

Los proveedores que se contraten en una comunidad tienen que ser empresas solventes y resolutivas. Su misión es resolver los problemas de la comunidad, para eso se les contrata. El administrador también presta sus servicios en la comunidad con la diferencia de que tiene como misión esencial controlar al resto de proveedores para que funcionen como el mecanismo de un perfecto reloj suizo.

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9. CONFIANZA

Para que la prestación del servicio que presta un Administrador a sus administrados sea adecuada es imprescindible que esa relación se base en la confianza por ambas partes. Si el vecino no confía en su administrador no le informara de todo lo que necesita para hacer un buen trabajo, pero si el administrador tampoco confía en los vecinos no se esforzará en realizar un correcto servicio.

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10. HONORARIOS ADECUADOS

No es justo pagar un precio demasiado ajustado cuando se está recibiendo un buen servicio… pero en sentido contrario tampoco es justo pagar por algo un precio fuera de mercado. Un buen administrador te cobrará por los servicios que realmente estas teniendo, un precio justo en el que los clientes y el administrador estén cómodos.

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